Протокол Совещаний Образец
Формы протоколов: краткая, сокращенная, полная. Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях,. Протокол совещания составляем при директоре, его пример написания и образец скачать. Результаты совещаний требуют документальной фиксации в форме протоколов. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. Подготовка к проведению совещания.. Его образец приведен в Примере 22.
Составляем краткий протокол оперативного совещания В.Ф. Янковая, канд. Директора ВНИИДАД Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные.
Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения. Наш словарик Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Проблемы и решения Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные. Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.
В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения. Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания. В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки. Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе. В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения. Общие правила оформления протокола Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.). Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол.
Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания. Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах. Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания дата заседания регистрационный номер протокола место проведения совещания подписи. Текст краткого протокола Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например: Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).
Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации. В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например: Протокол совещания, стенограмма обсуждения.
Пример, шаблон, образец. Составить, написать. Инструкция Структура, шаблон протокола совещания. Дата, время и место проведения мероприятия. Инициатор. Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией).
Список участников (с указанием должностей и контактной информацией). Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией) Стенограмма выступления первого докладчика. Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма). Ответ на первый вопрос (Стенограмма). Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма).
Ответ на второй вопрос (Стенограмма).
Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним.
Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.
Специалистами выделяется несколько типов совещаний:. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы. Разъяснительное.
При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем. Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.
Подготовка Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов.
При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол. Место совещания должно выбираться на основе его целей.
Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки. Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно. Зачем требуется протокол совещания? В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.
Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно. Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.
Протокол Совещаний Пример
Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия. Ведение Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.
Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные. Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.
Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола. Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.
Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов. Оформление Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.
Протокол Совещания Образец Казахстан
В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:.
Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения). Списка присутствующих (Ф. О., должностей участников).
Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные». Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий). В конце подписи ставит секретарь и руководитель.
Печать не нужна. По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания.
Протокол Совещания Образец Скачать
Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации. Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него.
Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей. Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия.
Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.
Оперативное совещание Данное мероприятие обладает следующими особенностями:. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
Определенный состав присутствующих. Подобные темы и вопросы. Небольшая длительность. Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее.
Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству. Хранение Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.
Вывод Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.